|
سامانه‌های جامع و یکپارچه بایگانی”جیوا” |
امکان بایگانی، آرشیو و به اشتراک گذاشتن کلیه پرونده ها، مدارک و مستندات مربوط به هر واحد، ذخیره کلیه اطلاعات (کلید واژه های) هر مدرک و ضمیمه نمودن مدارک مرتبط و اعمال محدودیت دسترسی بر روی هر یک از مدارک در صورت نیاز و روال کاری سازمان. بدلیل تحت وب بودن این سامانه ها، دسترسی به اطلاعات سیستم در صورت نیاز از طریق اینترنت میسر می باشد. همچنین می توان مدارک ذخیره شده را به صورت الکترونیکی به گردش درآورد تا از جابجایی های فیزیکی اسناد و مدارک جلوگیری گردد. با اتصال این سامانه ها به دیگر نرم افزار های درون سازمانی، تشکیل و تکمیل اطلاعات مدارک به تفکیک هر واحد می تواند به صورت اتوماتیک انجام گردد. در این سامانه ها امکان گزارشگیری از نواقص پرونده ها به تفکیک هر واحد نیز وجود دارد.
مشتریان
سامانه های آرشیو و بایگانی در سازمان های متعددی از جمله بانک اقتصاد نوین، پست بانک ایران، بانک ملی، بانک سامان، بانک دی، بانک کارآفرین، بانک پارسیان، بانک شهر، شرکت بیمه البرز، شرکت بیمه معلم، وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، سازمان زندان ها و اقدامات تامینی و تربیتی کشور و … در حال بهره برداری می باشند.
امکانات تخصصی سامانه”جیوا”
- بایگانی الکترونیکی پرونده ها با قابلیت تعریف دسته بندی و الصاق انواع مدارک با قابلیت ویژه اعطای سطح دسترسی متفاوت و متمایز به هر دسته بندی به تفکیک کاربران.
- امکان بایگانی پرونده ها به صورت متمرکز و توزیع شده بر اساس سیاست هر واحد از سازمان
- امکان ارجاع پرونده به کاربران مجاز (جهت جلوگیری از بروز مسایل امنیتی در ارسال فیزیکی)
- بروز رسانی خودکار پرونده ها از طریق ارتباط با نرم افزار اتوماسیون اداری و سایر نرم افزارها
- یکپارچه سازی پرونده های یک واحد با پرونده های واحدهای مرتبط بصورت تعریف فرم
- امکان گزارش گیری از نواقص مدارک در کلیه پرونده های یک واحد به تفکیک هر پرونده
- امکان اسکن، بارگذاری، نام گذاری و استخراج کلید واژه های مدارک به صورت همزمان
- تبدیل اطلاعات (انبوه) از قالب ها و نرم افزارهای دیگر (XLS, MDB,…) به نرم افزار بایگانی
- حذف عملیات تکراری و غیرضروری در بایگانی مدارک و امکان استفاده از انواع جستجوها
- کنترل، نظارت و مدیریت بر نحوه بایگانی و دسترسی کاربران به مدارک مرتبط با اعمال محرمانگی
- وجود صفحه خانه با امکان شخصی سازی به منظور دسترسی سریع به قسمت های پرکاربرد
- امکان سینک سرور جهت یکپارچه سازی اتوماسیون سازمان های غیرمتمرکز (در نقاط جغرافیایی مختلف کشور)
- امکان ارتباط نرم افزارهای “جیوا” از طریق وب سرویس با سایر نرم افزارهای سازمان (سامانه سپاد، HIS و …)
- ارسال پیام از طریق پیام کوتاه و پست الکترونیک به صورت انفرادی و یا گروهی به پرسنل
امکانات عمومی سامانه”جیوا”
اعمال مدل های پیشرفته امنیتی جهت کنترل دسترسی ها درچندین سطح
عدم وابستگی کارفرما به تولید کننده به منظور توسعه اطلاعات سازمان
کاربری راحت بدلیل اعمال الگوهای استاندارد رابط کاربری تحت وب
امکان دسترسی به اطلاعات سازمان بدون محدودیت زمان و مکان
عدم ایجاد محدودیت دراستفاده از مرورگرهای رایج در سازمان
پشتیبانی اکثر بانکهای اطلاعاتی رایج برای نگهداری اطلاعات
نصب نرم افزار بر روی سیستم عامل های رایج بدون محدودیت
قابلیت ارتباط و یکپارچه شدن با نرم افزارهای جاری سازمان
استفاده از ابزار پویای تولید فرم جهت سازگاری با اطلاعات سازمان
امکان ایجاد انواع فیلد در فرم ساز با توجه به ویژگیهای اطلاعاتی اسناد
امکان ایجاد فرم های اطلاعاتی درچندین سطح بر اساس نیاز سازمان
امکان مرتبط نمودن بانک های اطلاعاتی، با توجه به نیاز مفهومی سازمان
خارج و وارد کردن اطلاعات اسنادی سازمان در قالب های استاندارد
عدم محدودیت در دریافت و نگهداری اطلاعات الکترونیکی سازمان
